مکالمات اداری یعنی همان گفت‌وگوهایی که در طول یک روز کاری میان اعضای یک مجموعه در جریان است، در نهایت بر عملکرد آن مجموعه تاثیر مستقیم می‌گذارد. قبول ندارید؟ پیشنهاد می‌کنیم فقط یک روز به سیر این مکالمات توجه کنید تا شکتان به یقین تبدیل شود. کافی است 2 همکار یا یک رئیس و کارمند با ادبیات نادرست غیرحرفه‌ای با هم برخورد کنند تا حداقل برای یک روز، راندمان کاری چند نفر، اگر نگوییم چند بخش، افتی وحشتناک داشته باشد. از طرف دیگر، می‌رسیم به هنر مدیریت؛ هنری که در اداره صحیح نیروی انسانی یک مجموعه خلاصه خواهد شد. مدیران باید در نظر داشته باشند کارمندانشان فقط دستگاهی برای انجام وظایف نیستند و ممکن است میانشان هزار و یک برخورد دوستانه و غیردوستانه و حتی خصمانه پیش بیاید. بنابراین، نباید از این بحث‌ها فراری باشند و بر نتیجه صرف تمرکز کنند. در میان تمام واژه‌هایی که ما کارمندان عزیز روزانه در محل کارمان استفاده می‌کنیم، 9 واژه یا عبارتند که می‌توانند بسیار خطرساز شوند؛ هم برای خودمان و هم برای مخاطبمان. این 9 اصطلاح باعث می‌شود ما غیرمستقیم به فرد روبه‌رویمان بفهمانیم اهل تعهد به کار نیستیم، نباید کسی به ما اعتماد کند و از همه بدتر، برای زمان و انرژی همکاران و مدیرانمان هم هیچ ارزشی قائل نمی‌شویم. علاوه بر این، احتمالا احتیاج به توضیح نیست که یک کارمند وظیفه‌شناس، هر قدر هم که از کار، همکاران و حتی مدیرانش ناراضی باشد، نباید با بی‌احترامی و استفاده از واژه‌هایی از قبیل «الان وقت ندارم» یا «به من ربطی ندارد»، پاسخشان را بدهد.

 یکی از این 9 اصطلاح خطرناک و دردسرساز، «سعی می‌کنم» است. میان «سعی می‌کنم» یک کارمند فعال و پرانرژی که از کار، هیچ ابایی ندارد و می‌خواهد همه چیز را امتحان کند با «سعی می‌کنم» کارمندی که فقط می‌خواهد موقتا انجام وظیفه‌‌اش را به تاخیر بیندازد، تفاوت از زمین تا آسمان است. در اغلب موارد، این اصطلاح فقط یک جمله بی‌معناست که در نهایت به انجام وظیفه درخواستی مدیر یا همکار دیگر، ختم نخواهد شد. بگذارید خیالتان را راحت کنیم: «سعی کردن بی‌معناست. یا کاری را انجام دهید یا اعلام کنید آن را به عهده نمی‌گیرید». در این صورت همه تکلیفشان را می‌دانند. «سعی می‌کنم» یعنی من کار را انجام نمی‌دهم و در نهایت، به مدیر خواهم گفت من سعی‌ام را کردم، متاسفانه موفق نشدم. به مدیران پیشنهاد می‌کنیم فرصت این فرار را از کارمندانشان بگیرند؛ هنگام تقسیم کار، اصلا زیر بار این اصطلاح نروید، چون احتمال ضرر کردنتان بسیار است.

 اصطلاح دیگر، معمولا هرگز به گوش مدیران نمی‌رسد اما همکاران، بسیار مخاطب آن خواهند بود. «حالا هر چی» اصطلاحی است که یک همکار برای خلاص شدن از دست همکار دیگر، قطع کردن صحبت‌هایش، فرار از مسئولیت انجام یک کار یا حتی از آن هم بدتر، سنگ‌اندازی در مسیر انجام وظایف او به زبان مبارک جاری می‌کند. این اصطلاح که حتی حاضر نیستیم یک بار دیگر آن را بنویسیم، یک توهین همه‌جانبه به مخاطب است و اصلا نباید تحملش کرد. کسی که این اصطلاح را به زبان می‌آورد، بلافاصله میان خودش و فرد مقابل دیواری قطور و طویل می‌کشد و امکان هر مکالمه دیگر را از او می‌گیرد. اصلا این اصطلاح، برای اجتناب از هر نوع مکالمه حرفه‌ای یا همکاری ساخته شده و هیچ استفاده دیگری ندارد. کارمندی که به خودش اجازه می‌دهد با همکارش این‌گونه صحبت کند جایی در مناسبات اداری و حتی برخوردهای انسانی ندارد.

 «شاید»، «احتمالا» و «نمی‌دانم» که همگی در معنا تقریبا مشابه‌اند، به درد آن‌هایی می‌خورد که نمی‌خواهند زیر بار هیچ تصمیم‌گیری بروند؛ آن در پس واژه‌ها و اصطلاحات پنهان می‌شوند و این واژه‌ها را دستاویزی می‌کنند برای کم‌کاری‌شان. نکته طلایی اینکه بعضی وقت‌ها کارمندی ممکن است حقیقتا پاسخ سوال شما یا درخواست مدیر را در جیب نداشته باشد و با بیان «نمی‌دانم»، ‌می‌خواهد واقعیت را با مخاطبش در میان بگذارد. این «نمی‌دانم» با آنچه مد نظر ماست، متفاوت است و حتی می‌شود گفت ارزش هم دارد. در این صورت همکار می‌فهمد باید سراغ فرد دیگری برود یا مدیر متوجه می‌شود کارمند برای خودشیرینی حاضر نیست وظیفه‌ای را قبول کند که هیچ سررشته‌ای از آن ندارد؛ در هر 2 صورت، به وقت و نیاز مخاطب احترام گذاشته است. برای تحکیم جایگاهتان، پس شنیدن اصطلاحات «شاید» یا «نمی‌دانم»، با 2 سوال دیگر، فرد را به سوی دقیق بودن و پاسخ مستقیم دادن، هدایت کنید، آن هم یک هدایت غیرمستقیم: «فکر می‌کنید کی پاسخ این سوال را داشته باشید؟» یا «چطور می‌توانید مطمئن شوید؟». «بعدا به شما خبر می‌دهم» از آن اصطلاحاتی است که معنایش را آن هم دقیقا به صورت معکوس در خود دارد. اگر همکاری یا کارمندی این را به شما گفت، بدانید و آگاه باشید که به این زودی‌ها خبری از او نمی‌شود. این اصطلاح یعنی «من می‌خواهم برای شانه خالی کردن از زیر بار مسئولیتی که روی دوشم می‌گذارید، وقت بخرم و آنقدر این خبر دادن را طول بدهم که خودتان از ارجاع کار به من پشیمان شوید». اگر می‌خواهید فرصت وظیفه‌شناسی را از چنین کارمندی بگیرید، بعد از شنیدن این اصطلاح، زمان دقیق خبر دادنش را از او بپرسید یا حداقل برایش یک زمان سررسید معلوم کنید. اگر باز هم زیر بار نرفت به او اعلام کنید خودتان ظرف مدتی مشخص برای پاسخ گرفتن، دوباره سراغش خواهید رفت.

 اصطلاحاتی از قبیل «اگر»، «بله، اما»، «حدس می‌زنم» و «خواهیم دید» هم در میان پاسخ‌هایی هشداردهنده و در عین حال ترسناک قرار دارند که کارمندان هر روز به همکارانشان یا روسایشان تحویل می‌دهند. پروژه‌هایی که به «اما و اگر» کارمندانش وابسته باشند، از همان اول کار، بر خشت کج مدیریت مجموعه بنا شده‌اند و امیدی هم به آینده‌شان نمی‌توان داشت. وقتی کارمندی به همکارش می‌گوید «خواهیم دید»، درست مثل زمانی است که پدر و مادری برای فرار از خرید یک اسباب‌بازی یا یک سفر هیجان‌انگیز، هزار و یک شرط می‌‌گذارند و وقتی کودکشان تمام شرط‌ها را با یک قول مردانه پاسخ می‌دهد، به او می‌گویند «خواهیم دید». آن‌هایی که می‌گویند «خواهیم دید»، منظورشان دقیقا این است: «من نمی‌خواهم مستقیما به شما نه بگویم، بلکه قصدم وقت تلف کردن و سپردن ماجرا به دست زمان است تا در نهایت، خودتان پشیمان شوید». سپر دفاعی در برابر این استراتژی‌ها، تاکید بر اهمیت کار و مشخص کردن زمان پاسخ‌گویی است. بعضی وقت‌ها حتی ممکن است کار به تهدید هم بکشد. البته بهتر است تهدیدتان توخالی نباشد که در این صورت، کارمند به کارشکنی و استفاده از اصطلاحاتی از این دست برای قدم علم کردن در برابر سپر دفاعی شما، تشویق هم می‌شود.

منبع:هفته نامه فارغ التحصیلان