يكي از كارهاي سخت جمع آوري مدارك براي گرفتن پذيرش، همين گرفتن توصيه نامه از اساتيد است. چون معمولاً بايد به سراغ اساتيدي برويد كه با آنها درس داشتهايد و شما را از نظر علمي ميشناسند و بعد هم اينكه بدانيد تمايل دارند كه به شما توصيه نامه بدهند. توصيهنامه (Recommendation Letter) نامهاي است كه شخصي براي ديگري مينويسد و نظرش را در مورد عملكرد وي بيان ميكند. توصيهنامههايي كه براي گرفتن پذيرش از دانشگاهها لازم است، معمولاً از طرف استاد براي دانشجويان نوشته ميشود.
عموما توصيه نامههاي دانشگاههاي خارج سئولاتي در مورد قدرت خلاقيت و يا قابليت كار گروهي را از توصيه كننده ميپرسند. اين نوع سئوالات را افرادي ميتوانند پاسخ دهند كه دانشجو را در يك گروه تحقيقاتي ديده باشند و كار او را در آن گروه ارزيابي كردهاند.
بسياري از دانشگاهها (و نه همه آنها) فرمهاي خاصي دارند كه بايد به همراه توصيهنامه ارسال شود. شما بايد اين فرم را از وبسايت دانشگاهي كه ميخواهيد مدارك را برايش بفرستيد پيدا كنيد و به تعداد حداقل سه نفر (بعضي از دانشگاهها دو نفر) از استادان بدهيد تا پر نمايند. برخي از دانشگاهها كه تعداد آنها كم هم نيست داراي فرمهاي توصيه نامه آنلاين ميباشند كه با وارد كردن ايميل اساتيد بهصورت خودكار لينك مربوطه براي استادان فرستاده ميشود تا پر كنند. اين كار زياد توصيه نميشود. چراكه استاد ممكن است بيدقتي نمايد يا فراموش كند و مشكلساز شود. بهخصوص اينكه استادان نيز زياد تمايلي به انجام اين كار ندارند.
برخي از اساتيد از دانشجويان ميخواهند كه اين كار را خود انجام دهند. دقت كنيد كه اين كار محرمانه است و اين نامهها براي هر استاد بايد در يك پاكت خاص قرار گرفته و روي آن نيز توسط استاد امضاء شود. شما ميتوانيد براي منظم بودن كار از قبل اسم و آدرس استاد و دفتر مربوط به پذيرش دانشگاه مقصد را روي پاكت تايپ نماييد (به جز برخي دانشگاهها كه براي اين كار پاكت و فرم مخصوص دارند) و بعد به استاد بدهيد. سعي كنيد از استاد خواهش كنيد تا بخشهايي را كه در رزومه چيزي براي اثبات نداريد (مانند حل تمرين بودن، فعاليتهاي شما در شركت خاص يا در دانشگاه در انجمن علمي خاص) در توصيه نامه بياورد.